Bon de livraison : un exemple à copier, des quantités aux réserves

Un bon de livraison doit permettre de vérifier ce qui a réellement été remis au client, puis de préparer la facturation sans ambiguïté. Voici un exemple sans prix, à copier dans Word ou Excel et à adapter à votre entreprise. Prévoyez surtout des quantités lisibles, une référence de commande et un espace suffisant pour les réserves du réceptionnaire.

Un exemple de bon de livraison prêt à adapter

Le modèle ci-dessous convient à une livraison de marchandises, y compris partielle. Remplacez les champs entre crochets, ajoutez vos références produits et conservez uniquement les lignes utiles. Les quantités sont fictives : elles illustrent la différence entre ce qui était commandé et ce qui est effectivement livré.

BON DE LIVRAISON N° [BL-0001]

Fournisseur : [Raison sociale, adresse, téléphone, courriel]

Client : [Raison sociale ou nom du client]

Adresse de facturation : [Adresse complète]

Adresse de livraison : [Adresse complète, bâtiment, service destinataire]

Date de livraison : [JJ/MM/AAAA] — Commande ou devis : [Référence]

Nombre de colis : [À compléter]

Observations et réserves : [Décrire précisément les anomalies constatées ou indiquer « Néant » après vérification]

Réceptionnaire : [Nom et fonction]

Date et heure de réception : [À compléter]

Signature du réceptionnaire : [Espace à prévoir]

Dans Word, agrandissez la zone de réserves et vérifiez que le tableau reste lisible à l’impression. Dans Excel, réglez la zone d’impression pour éviter qu’une colonne parte sur une autre page. Gardez un modèle vierge distinct de chaque bon émis : vous éviterez d’écraser un document déjà utilisé.

Les informations qui rendent le document vraiment exploitable

Le bon de livraison, souvent abrégé « BL » ou appelé bordereau de livraison, décrit les biens remis au destinataire. Il intervient généralement après un devis accepté ou une commande validée. Son intérêt est opérationnel : rapprocher la commande, la réception et la future facture.

Identifier les parties, la commande et les unités

Attribuez une référence unique à chaque bon et indiquez la date de livraison ainsi que le numéro de commande ou de devis. Distinguez l’adresse de facturation de l’adresse de livraison : le siège du client n’est pas nécessairement son entrepôt. Ajoutez le service destinataire lorsque plusieurs équipes réceptionnent des marchandises au même endroit.

Pour chaque produit, précisez une désignation identifiable et une unité cohérente. « 4 » ne suffit pas si la commande porte sur des cartons contenant plusieurs pièces. En cas de livraison partielle, séparez quantité commandée, quantité livrée et solde restant. Ne présentez jamais la quantité commandée comme une quantité réceptionnée.

Afficher les prix seulement si cela sert l’usage

Les prix sont généralement absents du bon de livraison. Cette présentation permet au magasinier ou au destinataire de contrôler les articles sans accéder aux conditions commerciales. Vous pouvez néanmoins les afficher si votre organisation le souhaite ; cela ne transforme pas le document en facture.

En France, le bon de livraison n’est généralement pas obligatoire et son formalisme reste libre, contrairement à celui de la facture. Des exigences particulières peuvent toutefois résulter du contrat ou de l’activité. Si vous rappelez une clause de réserve de propriété, celle-ci doit avoir été préalablement acceptée dans les conditions contractuelles : l’ajouter au moment de la livraison ne suffit pas.

À la réception : vérifier, formuler les réserves, signer

Préparez le bon avant le départ, mais laissez le contrôle de réception se faire lors de la remise. Le destinataire doit pouvoir comparer les références, compter les quantités et examiner l’état apparent des marchandises. La signature renforce la preuve de réception ; elle n’est toutefois pas une garantie absolue contre toute contestation.

Des réserves précises plutôt qu’une formule vague

Décrivez les anomalies observables en identifiant le produit, le colis ou la quantité concernés. Une mention comme « carton abîmé » reste peu informative. Préférez par exemple : « Colis 2 sur 3 ouvert, deux supports référence ART-002 manquants ». Pour une détérioration, indiquez l’état de l’emballage et les dommages visibles sur le contenu.

Des photographies peuvent compléter ce constat sans remplacer les démarches nécessaires. En présence d’un transporteur, les réserves portées sur le bon de livraison ne dispensent pas des formalités et délais de réclamation applicables au transport. Prévenez rapidement le vendeur et le transporteur concernés.

Garder une trace cohérente pour chaque intervenant

Faites renseigner le nom et la fonction de la personne qui réceptionne, puis la date et la signature. Prévoyez un exemplaire pour le client et un pour le vendeur, ainsi qu’un pour le transporteur si nécessaire. Tous doivent reprendre les mêmes réserves. Sans signature, conservez les autres éléments de remise disponibles, mais ne présentez pas un bon simplement préparé comme une réception confirmée.

Lors d’un afflux de livraisons, pensez à la réception comme à une marée : séparez physiquement les colis « arrivés, non contrôlés » des marchandises « vérifiées, acceptées ». Une zone tampon évite qu’un carton soit rangé ou utilisé avant son comptage. Le bon suit alors cette progression : arrivée constatée, contrôle effectué, anomalies consignées, puis validation.

Du bon signé à la facture, sans perdre les livraisons partielles

Chaque document répond à une question différente. Le devis propose des conditions ; le bon de commande formalise ce qui est demandé ; le bon de livraison décrit ce qui est remis ; la facture détaille les sommes dues. Un bon signé ne prouve donc pas, à lui seul, que le client a payé.

Transmettez le bon retourné à la personne chargée de la facturation. Selon les conditions convenues, il peut servir à préparer une facture immédiate ou une facture regroupée en fin de mois. Plusieurs bons peuvent figurer sur une même facture : reprenez leurs numéros et les quantités correspondantes pour faciliter le rapprochement.

Pour une livraison partielle, suivez séparément les quantités livrées, les quantités déjà facturées et le reliquat. Si un article revient, rattachez le retour au bon initial sans effacer l’historique. Lorsque la facturation doit être corrigée, traitez également la correction comptable appropriée, notamment par un avoir selon la situation.

Pour les services, un bon d’intervention ou de prestation remplit un rôle comparable. Remplacez les références marchandises par les opérations réalisées, le lieu, la date et les éventuelles tâches restant à effectuer. En maintenance, distinguez par exemple le contrôle réalisé, les pièces remplacées et l’intervention complémentaire à prévoir.

Word, Excel ou logiciel : choisir selon votre organisation

Le bon format dépend surtout du suivi nécessaire après la remise. Un document facile à remplir perd son intérêt si personne ne sait ensuite s’il a été signé, contesté ou facturé.

• Word : adapté aux livraisons occasionnelles et aux prestations nécessitant des descriptions ou observations longues.
• Excel : pratique pour les listes de produits, les quantités et les reliquats, à condition de protéger les éventuelles formules.
• Logiciel de gestion commerciale : utile pour reprendre les données d’une commande, numéroter les bons et suivre leur facturation.

Avant de choisir un logiciel, vérifiez la gestion des livraisons partielles, le masquage des prix, l’enregistrement des réserves et le regroupement de plusieurs bons sur une facture. Pour commencer avec le modèle ci-dessus, fixez une règle simple : une référence unique, un contrôle à réception et un classement associant commande, bon retourné et facture.